Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты

Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты

Регулярно оценивать свои процессы и думать о том, как их улучшить — жизненно важные задачи для каждой компании. Появляются новые технологии, которые делают бизнес-процесс «как есть» недостаточно производительным , или же процесс начинает расходовать слишком много ресурсов. Детально взглянуть на процесс и увидеть пути для оптимизации поможет анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов предоставляет информацию, необходимую для повышения гибкости, эффективности и прозрачности бизнеса. В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, этапы и почему нужно анализировать процессы в специальном программном обеспечении со встроенными инструментами анализа SILA Union.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов – это набор методов и процедур для получения информации о текущем состоянии процесса, выявления его сильных и слабых сторон, неэффективности и узких мест. Анализ процессов помогает определить, как работает бизнес-процесс, достигает ли конечной цели, что нужно улучшить и каким образом внести необходимые изменения. В конечном итоге основная цель анализа процессов — повысить эффективность и результативность процесса.

Анализ процесса включает в себя:

• Оценку времени, стоимости, качества и возможностей процесса;
• Проектирование статических или динамических визуальных моделей процесса;
• Сбор данных от начала до конца процесса;
• Анализ цепочки создания стоимости, сквозные модели процессов и функциональную декомпозицию.

Чтобы разобраться в анализе бизнес-процессов, давайте еще раз уточним, что именно представляют собой бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс можно описать как порядок действий, связанных с предоставлением услуги или продукта клиенту. То есть процессы — это последовательность действий или задач, выполнение которых приводит к достижению бизнес-целей. Обычно выделяют 3 типа бизнес-процессов:

• Основные процессы — процессы закупки материалов и производства продукции, продвижения и продажи товаров, доставка и пр.;
• Поддерживающие процессы — процессы учета, юридического сопровождения, ИТ-обслуживания и пр.;
• Процессы управления — процессы, связанные со стратегическим планированием, мониторингом, анализом и контролем, разработкой целей и пр.

Четко определенные процессы дают наилучшие результаты. Для того чтобы повысить ценность бизнес-процессов, важно понимать, как они устроены. Оптимизация и совершенствование процессов с дальнейшей автоматизацией будут возможны только после качественного моделирования и анализа бизнес-процессов.

Зачем анализировать бизнес-процессы

Анализируя текущие процессы «как есть», вы можете решить какие-либо из этих проблем и принять правильные решения:

• Регулярные задержки или увеличение числа жалоб со стороны клиентов — требуется оптимизация и автоматизация процесса;
• Не определены заинтересованные стороны процесса ( вы не знаете, кто именно несет ответственность за процесс) — поможет описание процесса с закреплением ролей;
• Неправильное распределение задач между сотрудниками: какие-то сотрудники перегружены, в то время как другие бездействуют — требуется расчет необходимого количества персонала;
• Снижение производительности — требуется автоматизация, замена или оптимизация процесса;
• Слабое лидерство: в компании низкая мотивация — отслеживать эффективность процессов.

Как мы уже обозначили выше, анализ бизнес-процессов компании даст лучшее представление о том, как выполняются процессы и как они в конечном итоге могут быть улучшены. Основные возможности анализа бизнес-процессов:

• Исследование вашего бизнеса на детальном уровне;
• Достоверный и эффективный анализ данных о процессах;
• Обнаружение узких мест, которые замедляют определенные процессы;
• Определение помех и неэффективности со стороны пользователей;
• Обучение новых сотрудников управлению процессами;
• Расчет реальной стоимости процесса;
• Расчет уровня загрузки персонала;
• Выявление рисков и вероятности их реализации.

Этапы анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов осуществляется на основе моделей процессов – графического отображения процессов с целью лучшего представления того, как они работают и как они организованы. С помощью модели рабочего процесса вы сможете проанализировать возможности и препятствия для его наилучшего выполнения.

Анализ бизнес-процессов включает в себя подготовительные и последующие действия:

Шаг 1 – Определение процесса

Выберите процесс, который вы будете анализировать. Как правило, это критически важные процессы, к оторые оказывают непосредственное влияние на конечный продукт, взаимоотношение с клиентами, доходы, расходы и на бизнес в целом. Вы также можете анализировать процессы, в эффективности которых не уверены.

Доступно множество методов отображения процессов,в любом случае процесс должен содержать информацию о входных данных, действий по выполнению процесса, выходных данных.

Шаг 2 – Сбор информации о процессе

Для анализа выберите процесс в состоянии “как есть” и определите владельцев, ответственных за процесс, влияние на конечный результат и связь с целями компании. Четко укажите границы процесса.

Главная цель на этом этапе — изучить все источники информации о процессе, будь то обзор документации, собеседование с вовлеченными людьми или автоматический сбор данных Process Mining.

Шаг 3 – Анализ процесса и возможностей для улучшения

Обладая достаточной информацией о процессе, вы должны определить существующие проблемы, потенциальные причины проблем и риски. На основе всех полученных данных вы также должны иметь быть четкое представление о том, что можно улучшить. Для правильного анализа бизнес-процессов необходимо зафиксировать не менее нескольких десятков возможностей для улучшения.

Итак, анализируя процессы, необходимо ответить на вопросы:

• Какие наиболее важные элементы процесса? На что они влияют? Достаточно ли улучшить только эти элементы?
• Существуют ли какие-либо систематические задержки или проблемы в процессе? Есть ли причина, по которой это происходит? Как можно исправить эти проблемы? Насколько сильно они влияют на производство конечного продукта?
• Требует ли конкретный элемент процесса слишком много ресурсов? Есть ли способ это изменить?

Анализ также включает в себя оценку стоимости бизнес-процесса, времени выполнения задач и отходов, образующихся при выполнении технологических процессов.

Шаг 4 – Принятие эффективных мер

На основе модели процесса “как есть” проектируется модель процесса “как должно быть” с учетом всех выявленных проблем, рисков и предложений для улучшения. В бизнес-процесс необходимо внести все запланированные изменения, которые в конечном итоге должны привести к повышению эффективности процесса.

Шаг 5 – Запуск и контроль процесса

Нет смысла запускать анализ процесса, если вы не планируете внедрять измененный процесс. Для улучшения процесса также крайне важен контроль процесса — получение обратной связи от участников процесса, подготовка корректирующих действий, расчет показателей эффективности.

Шаг 6 – Мониторинг процесса

После того, как выполнен анализ бизнес-процесса, запущен оптимизированный процесс, следует регулярно осуществлять мониторинг состояния процесса. Необходимо систематически отслеживать показатели производительности процесса, чтобы вовремя вносить необходимые корректировки.

Инструменты анализа бизнес-процессов

Компании, которые документируют, анализируют и оптимизируют процессы, повышают производительность, улучшают качество продукции или услуг, для того чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными, используют специальные системы управления бизнес-процессами с поддержкой инструментов анализа бизнес-процессов.

Первым шагом в улучшении бизнес-процессов является их оцифровка и визуализация с помощью моделирования бизнес-процессов. Но после того, как процесс будет запущен, вы должны иметь возможность изучить его и определить, нуждается ли он в оптимизации.

Данные задачи не решить без использования специального ПО . Системы управления бизнес-процессами позволяют аналитикам понимать свои процессы, рабочие потоки, события и данные, используя проверенные методы моделирования. В результате пользователи системы получают более глубокое представление о том, как протекает их рабочий процесс и могут управлять им.

Важность программного обеспечения для анализа бизнес-процессов

Итак, целью анализа бизнес-процессов является повышение эффективности процессов и производительности компании в целом. Для того чтобы оптимизация была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующих изменений, и подобрать правильное решение – рассчитать эффективность каждого варианта с помощью инструментов анализа данных. Далее – комплексно спроектировать внедрение изменений, в том числе, автоматизацию.

Только решения BPM со встроенными инструментами анализа бизнес-процессов имеют следующие возможности:

• Полная информация о процессе в одном месте
• Инструменты анализа и аналитики
• Автоматизация
• Возможность интеграций
• Совместная работа

Полная информация о процессе в одном месте

Использование специального программного обеспечения позволит систематизировать и формализовать информацию о процессах в едином месте, упрощая работу всех участников процесса и исключая ненужные операции.

Например, система управления бизнес-процессами SILA Union предоставляет широкие возможности и инструменты по обработке и анализу данных, которые были спроектированы в системе. Используя встроенные инструменты анализа, вы сможете ответить на типичные вопросы:

• Кто из сотрудников участвует и кто несет ответственность за процесс?
• Какие данные нужны сотруднику для выполнения функции?
• Какие информационные системы применяются для решения задачи?

SILA Union поддерживает отчеты по:

• Ответственным за бизнес-процессы;
• Количеству АРМ и их владельцах, а также информационным системам, используемым в деятельности;
• Данным и документам, требующиеся в ходе исполнения бизнес-процессов;
• Регламентам бизнес-процессов и должностным инструкциям сотрудников
• и многим другим.

Инструменты анализа и аналитики

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д. SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей:

• Расчет стоимости процесса;
• Анализ временных простоев при исполнении бизнес-процесса;
• Анализ оптимального графика смен для персонала;
• Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры;
• Поиск узких мест в бизнес-процессе;
• Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу;
• Анализ затрат на технологические ресурсы;
• Поиск путей оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизация

Ручные процедуры с участием нескольких сотрудников могут усложнить процессы и привести к возникновению ошибок. Сложно проконтролировать и оценить эффективность процессов, выполняемых вручную. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами исключает ручные операции, систематизирует и автоматизирует рабочие процессы, что предотвращает человеческие ошибки и позволяет измерить и проанализировать результаты деятельности.

Когда компания тратит меньше времени на решение технических проблем и выполнение рутинных задач, она может сосредоточить свои силы на внедрении инноваций и развитие, повышение ценности продукта и совершенствование бизнес-процессов. Также высвобождаются ресурсы для разработки и внедрения новых продуктов и повышения удовлетворенности клиентов.

SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах: от моделирования до анализа и оценки процессов с последующей автоматизацией. Также в системе доступны отчеты по автоматизированным и «ручным» участкам деятельности.

Возможность интеграций

Функциональные системы управления бизнес-процессами имеют широкие возможности для интеграций. Например, SILA Union легко интегрируется с любой системой с помощью открытой API. Благодаря инструментам интеграции вы можете загружать информацию из любых внешних источников во всех популярных форматах, а также предоставлять данные для других систем.

Совместная работа

Когда команды работают обособленно, есть вероятность дублирования функций и повторения ошибок в важных процессах. Бизнесу необходимо решение, которое объединяет межфункциональные усилия, улучшает командную работу и сокращает количество человеческих ошибок.

С помощью инструмента управления процессами сотрудники могут легко проектировать и визуально представлять ход процессов, чтобы все участники процесса могли видеть и отслеживать изменения. Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым функциям, создавать модели и совместно участвовать в анализе и оптимизации процессов.

В SILA Union все этапы — проектирование, анализ и оптимизация с последующей автоматизацией осуществляются в единой информационной среде с доступом к этим данным всех сотрудников организации. Совместная работа обеспечивает коллаборацию пользователей и объединяет суммарный опыт и знания сотрудников.

Заключение

Анализируя бизнес-процессы, вы можете обеспечить необходимую оптимизацию процессов — обнаружить узкие места и проблемы, устранить недостатки, повысить прозрачность и выявить возможности экономии бюджета.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов — это постоянная задача, которая актуализируется по мере развития вашего бизнеса. Вы должны быть уверены, что процессы соответствуют бизнес-целям, правильно отражают потребности компании и помогают достигать поставленных задач. С SILA Union — системой для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы получите подробное представление о том, как в текущий момент работает ваша организация, и обеспечите непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса.

Напишите нам на sales@silaunion.ru и узнайте все возможности анализа бизнес-процессов на SILA Union — наши специалисты вас проконсультируют.

Аудит предприятия: что это такое и для чего он нужен

Аудит организации проводится с целью оценки того, насколько правомерно отражаются в отчетах результаты различных финансовых операций. Такая проверка бухгалтерской отчетности компании осуществляется независимыми экспертами с выдачей заключения о ее достоверности. В этой статье рассмотрим цели, виды и методы аудита и разберем этапы его проведения.

Что такое аудиторские услуги

Аудиторские услуги включают в себя проверки и сопутствующие виды работ. Аудиторская проверка представляет собой целый комплекс мероприятий, включающий сбор, оценку, анализ аудиторских доказательств, а также выражение аудиторской оценки в виде заключения (в случае проведения обязательной проверки) либо подготовки отчета о достоверности данных, эффективности и корректности деятельности компании и выдачи рекомендаций по устранению возможных сложностей.

Необходимость в аудиторской проверке может возникнуть после смены главного бухгалтера, при смене собственника предприятия либо состава его учредителей.

Аудит может быть как обязательным, так и инициативным. Обязательный аудит компании должны проходить согласно законодательству РФ. А инициативный аудит фирмы проводят исходя из собственных потребностей. Руководитель компании заключает с аудиторской фирмой договор, по условиям которого в оговоренные сроки аудиторы начинают инициативную проверку. В таких случаях можно проверять как все участки учета, так и отдельные объекты.

Каким критериям соответствуют компании, которые подлежат обязательному аудиту, указано в Федеральном законе от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». К примеру, к таким организациям относятся застройщики, госкорпорации, а также акционерные общества и компании, чья выручка за предыдущий год превысила 400 млн рублей.

Для обеспечения достоверного и точного результата аудиторской проверки независимым специалистам необходимо соблюдать ряд условий:

• аудиторы должны выдавать только объективные оценки, проявлять независимость суждений;
• независимые эксперты обязаны обеспечить неразглашение полученной по время проверки информации;
• им необходимо использовать в своей работе методику экономического анализа и статистические методы, а также применять новейшие информационные технологии;
• проверяющие должны нести ответственность за качество проведенной проверки и за предлагаемые ими рекомендации по ликвидации недочетов.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Цель аудита

В случае проведения обязательного аудита основная цель аудиторской проверки – получение аудиторского заключения и предоставление его заинтересованным лицам, а также направление этого документа в контролирующие и надзорные органы. Данное заключение будет являться подтверждением достоверности прилагаемых бухгалтерских документов.

Когда аудит инициирован самой компанией, его проводят ради выполнения задач, поставленных руководством или собственником аудируемой организации. Например:

• проверка достоверности финансовой, бухгалтерской и налоговой отчетности;
• задачей может быть выявление возможных фактов злоупотребления руководящими сотрудниками компании;
• инициативный аудит может быть проведен для оценки учетной политики на предмет актуальности;
• целью такого аудита может стать анализ договоров на предмет гражданско-правовых и налоговых рисков;
• еще одна возможная задача – анализ кредиторской и дебиторской задолженности, всех денежных потоков, а также выявление причин недополучения денежных средств;
• кроме того, в ходе инициативного аудита можно проверить наличие налоговых рисков и снизить их до минимума, провести анализ резервов и получить рекомендации по их улучшению.

Виды аудиторских проверок

В зависимости от проверяющей стороны аудит предприятия может быть внутренним, который проводится специалистами штатной аудиторской службы или штатным аудитором, если такой сотрудник имеется в наличии в данной организации, либо внешним, который осуществляется сторонними аудиторскими фирмами или отдельными специалистами-аудиторами по договору.

Также различают комплексный аудит, подразумевающий проверку корректности составления финансовой документации и ведения расчетов за год, и выборочный, при котором эксперт анализирует отдельный участок либо документы за определенный период.

По типу проверки можно выделить:

• Фактический аудит бизнеса, предполагающий обязательное присутствие на объекте аудиторов для опроса сотрудников всех рангов, а также для проведения инвентаризации.
• Камеральный или документальный аудит, который подразумевает изучение сводной и первичной бухгалтерской документации, при этом эксперт отсутствует на объекте.

В зависимости от решаемых задач аудит подразделяется на:

• Производственный или управленческий. Сюда входит оценка управления предприятием, эффективности производства, финансовых инвестиций, а также совершенствование качества деятельности.
• Аудит финансовой отчетности – включает анализ и оценку финансовых документов и других материалов на их соответствие правилам бухгалтерского учета и иным общепринятым критериям.
• Аудит хозяйственной деятельности – подразумевает комплексный анализ конкретных направлений деятельности организации.
• Аудит на соответствие требованиям – это проверка хозяйственной и финансовой работы компании с целью проконтролировать ее соответствие требованиям законодательства либо соответствие установленным правилам.
• Специальный аудит – включает проверку соблюдения правил, норм и установленных процедур в процессе решения определенных вопросов в рамках деятельности компании.

К общим видам аудиторских услуг относятся:

• Финансовый аудит, где проверяется экономическое состояние субъекта.
• Инвестиционный аудит – проверяются показатели профессиональных членов инвестиционных фондов, участников рынка ценных бумаг.
• Промышленный аудит – подразумевает проверку объемов и качества выполняемых или выполненных работ.
• Управленческий аудит – проверяется система управления коммерческой, производственной, социальной деятельностью организации.

Также можно назвать виды аудиторских услуг, относящиеся к категории узкоспециализированных:

• Налоговый аудит – проверяется налоговая и бухгалтерская отчетность.
• Операционный аудит – проверке подлежат хозяйственные операции, хозяйственная система, методы ее функционирования, целевые программы, сметы.
• Аудит отдела продаж – проверка процесса работы системы продаж в комплексе.
• Аудит расходов – анализируются финансовые показатели компании из отчетности в разрезе расходов.
• Кадровый аудит или аудит персонала – проверка эффективности имеющейся в компании системы управления персоналом.
• Аудит сайта – аудит содержания интернет-ресурсов.
• PR-аудит – проверка внутренних и внешних коммуникаций организации, проекта или PR-акции.
• Экологический аудит – подразумевает проверку соблюдения требований в сфере экологической безопасности, охраны окружающей среды и экологического менеджмента.
• Юридический или правовой аудит – проверка финансовой деятельности в сравнении с предписанными законами, правилами или условиями.
• Ценовой аудит – проверка экономических, технологических, технических характеристик товара, услуги, работы инвестиционного проекта.

Методы аудита

В зависимости от поставленных целей и задач в рамках договоренностей с аудируемой компанией, эксперты собирают и исследуют показатели ее деятельности с помощью различных методов:

• Наблюдение – метод представляет собой непосредственный контроль действий должностных лиц по выполнению своих профессиональных обязанностей. Специалист аудиторской фирмы наблюдает за составлением учетных регистров, первичных документов и отчетов, операциями оприходования материальных ценностей на складах.
• Опрос – это получение устной и письменной информации от сотрудников организации, администрации и руководства. Достоверность данных при использовании этого метода зависит от компетентности и честности персонала компании, которую исследует аудитор.
• Инвентаризация – аудитор наблюдает за ходом проведения инвентаризации и выборочно проверяет правильность ее результатов.
• Оценка – метод, с помощью которого определяется эффективность, состояние, надежность различных объектов аудиторского контроля, к примеру, систем бухгалтерского учета, организационной структуры предприятия, эффективности использования оборудования и т.д.
• Подтверждение (запросы) – метод подразумевает рассылку банкам, дебиторам, кредиторам, юристам и иным лицам, которые связаны с работой компании, писем с просьбой представить либо подтвердить информацию об операциях с финансами, данные об остатках по счетам, о претензиях и обязательствах.
• Изучение по сути – представляет собой исследование экономического содержания хозяйственных операций, оценку правильности отраженных сумм и расчетов коэффициентов, а также фактической и юридической достоверности производимых действий.
• Аналитический обзор – это определение состояния, тенденций развития и перспектив деятельности организации, которое основывается на фактических данных финансовой отчетности и анализа результатов работы других компаний, специализирующихся в этом же экономическом сегменте.
• Обобщение – осуществляющий проверку специалист группирует и систематизирует все аудиторские доказательства на отдельных этапах проверки в целом, оценивает выявленные недостатки, устанавливает фактическое соответствие состояния тому, что отражено в отчетности, составляет аудиторское заключение и рекомендации.

Также в процессе аудиторских проверок независимые эксперты используют такие приемы, как:

• анкетирование – этот прием задействуют при использовании метода опроса. Ответы на свои вопросы аудитор получает посредством заполнения сотрудниками аудируемого предприятия письменных анкет;
• выборка – прием предполагает выполнение аудита части бухгалтерских документов. Цель выборки заключается в получении доказательств и оценке отдельных характеристик отобранных данных, чтобы потом можно было распространить выявленные закономерности на всю совокупность информации;
• документальная проверка – существует в нескольких разновидностях: формальной, при которой устанавливается реальность и правильное заполнение документации; арифметической, которая предполагает сверку точности бухгалтерских записей; а также проверка по существу – в этом случае проверяется законность и целесообразность документооборота.

Этапы аудиторской проверки

В завершение материала разберем, из каких этапов состоит проведение аудита:

1. На первоначальном этапе аудитор занимается предварительным планированием: в него входит знакомство с компанией, уточнение целей и задач, определение фронта работ, согласование стоимости услуг.
2. Второй шаг – это составление плана и программы аудита. На этом этапе учитываются виды работ и последовательность их выполнения с учетом того, в каком состоянии находится система внутреннего контроля аудируемой компании.
3. Затем аудитор и аудируемое лицо подписывают договор. Также на данном этапе составляется техническое задание, в котором отражается ранее согласованные работы.
4. Далее эксперт приступает непосредственно к аудиторской проверке, в рамках которой изучает содержание учредительных документов организации, разрешения, лицензии; оценивает корректность учетной политики компании, проверяет расчеты, регистры налогового и бухгалтерского учета, первичной документации. Также на этом этапе проводится контрольная инвентаризация, если в организации числится много имущества; анализируются показатели бухгалтерской, налоговой отчетности; оценивается деятельность фирмы на соответствие ее документации требованиям законодательства.
5. По итогам аудита эксперты представляют заказчику информацию о недостатках и ошибках, уведомляют его о том, есть ли налоговые риски. Также аудиторам необходимо сообщить заказчику о возможных последствиях для предприятия и дать рекомендации по устранению проблем и снижению рисков.
6. На последнем этапе заказчику выдается аудиторское заключение, в котором приводится официальная оценка состояния бумаг и достоверности представленных в отчетах данных.

https://silaunion.ru/articles/analiz-biznes-processov-etapy-i-instrumenty